Para elaborar un manual de procedimientos, se recomiendan los siguientes 10 pasos:
- Identificar los procedimientos a incluir en el manual: Determinar qué procedimientos son importantes para documentar y describirlos de manera clara y detallada.
- Reunir información sobre los procedimientos: Consultar a expertos en la materia, revisar documentos relacionados y realizar entrevistas a los empleados que realizan los procedimientos para obtener una comprensión completa de cada uno.
- Definir el objetivo del manual: Elaborar una introducción que explique la razón de ser del manual y los objetivos que persigue.
- Organizar los procedimientos: Decidir en qué orden incluir los procedimientos y cómo agruparlos de manera lógica y coherente.
- Escribir los procedimientos: Describir cada procedimiento de manera clara, concisa y detallada, utilizando un lenguaje sencillo y fácil de comprender.
- Incluir imágenes y diagramas: Ilustrar los procedimientos con imágenes y diagramas que ayuden a los lectores a comprender mejor cómo deben realizarlos.
- Revisar y editar el manual: Revisar el manual para corregir errores y asegurarse de que la información sea precisa y actualizada.
- Pruebar los procedimientos: Verificar que los procedimientos descritos en el manual sean efectivos y se correspondan con la realidad.
- Distribuir el manual: Impreso o en formato digital, distribuir el manual a los empleados que lo necesiten y explicarles cómo utilizarlo.
- Mantener el manual actualizado: Revisar periódicamente el manual para asegurarte de que la información sea precisa y actualizada y realiza los cambios necesarios.
Es importante tener en cuenta que un manual de procedimientos es un documento viviente que se debe actualizar y mejorar constantemente para mantener su eficacia y relevancia.